Pinigų valdymas – ne tik skaičių žongliravimas

Pradedant verslą, daugelis naujokų galvoja, kad svarbiausias dalykas – turėti gerą idėją ir daug entuziazmo. Tačiau realybė yra tokia, kad net genialiausia verslo koncepcija gali žlugti dėl elementarių finansinių klaidų. Statistika rodo, kad apie 20 procentų naujų įmonių nepasiekia antrųjų veiklos metų, o viena pagrindinių priežasčių – netinkamas pinigų valdymas.

Finansinės klaidos nebūtinai reiškia, kad verslininkas nemoka skaičiuoti ar yra neatsargus. Dažnai tai tiesiog patirties stoka, per didelis optimizmas arba nežinojimas, į ką reikėtų atkreipti dėmesį. Gera žinia ta, kad dauguma šių klaidų yra visiškai išvengiamos, jei žinai, ko saugotis.

Klaida nr. 1: Asmeninių ir verslo finansų maišymas

Viena dažniausių klaidų, kurią daro pradedantieji verslininkai – tai naudojimasis ta pačia banko sąskaita tiek asmeniniams, tiek verslo poreikiams. Atrodo patogu: viena kortelė, viena sąskaita, mažiau vargo. Tačiau šis patogumas vėliau virsta tikru košmaru.

Kai viską maiši į vieną, tampa beveik neįmanoma atsekti, kiek iš tikrųjų uždirba tavo verslas. Ar tie 500 eurų sąskaitoje yra pelnas, ar tai pinigai, kuriuos pasilikau iš algos? Mokesčių inspekcija taip pat nelabai džiaugsis, kai bandysi paaiškinti, kurios išlaidos buvo verslo, o kurios – asmeninės.

Sprendimas čia paprastas: nuo pat pirmos dienos atsidaryk atskirą verslo sąskaitą. Taip, gali būti papildomų mokesčių už sąskaitos tvarkymą, bet tai investicija į savo proto sveikatą. Nustatyk sau fiksuotą „algą” iš verslo ir perveski ją į asmeninę sąskaitą reguliariai. Net jei pradžioje ta suma bus simbolinė, šis principas padės išlaikyti aiškią ribą tarp verslo ir asmeninių finansų.

Dar vienas patarimas – įsigyk atskirą verslo mokėjimo kortelę ir naudok ją tik verslo išlaidoms. Kai reikės rengti mokesčių deklaraciją ar analizuoti verslo rezultatus, tiesiog pažvelgsi į vieną sąskaitą ir turėsi visą reikiamą informaciją.

Klaida nr. 2: Neturėjimas finansinio rezervo

Daugelis naujų verslininkų pradeda su mentalitetu „investuosiu viską, ką turiu, ir greitai pradėsiu uždirbti”. Problema ta, kad verslas retai kada duoda greitą pelną. Net jei produktas ar paslauga puikūs, kol rinka tave pastebės, kol klientai pradės pirkti reguliariai – gali praeiti mėnesiai.

O per tą laiką reikia mokėti nuomą, apmokėti tiekėjus, padengti reklamos išlaidas. Jei neturi jokio finansinio rezervo, bet kuri netikėta situacija – sugedęs įrenginimas, vėluojantis klientas, sezoninis pardavimų nuosmukis – gali tapti fatališka.

Idealiu atveju, prieš pradedant verslą, turėtum turėti rezervą, kuris padengtų bent 3-6 mėnesių verslo išlaidas. Taip, tai didelė suma, ir ne visi turi tokias galimybes. Tačiau bent kažkokį rezervą turėti būtina. Jei pradedi su 5000 eurų kapitalu, neinvestuok visų 5000 eurų. Pasilik bent 1000-1500 eurų „juodai dienai”.

Šis rezervas – ne tik finansinė pagalvė, bet ir psichologinis ramumas. Kai žinai, kad turi kur atsitraukti, gali priimti geresnius sprendimus, nes neveikia iš desperacijos. Verslininkai, kurie dirba be tinklo, dažnai priima impulsyvius, blogus sprendimus vien todėl, kad jaučiasi prispausti prie sienos.

Klaida nr. 3: Nedetali išlaidų apskaita ir planavimas

Pradedant verslą, lengva susižavėti didžiosiomis skaičiomis – kiek uždirbsi, kiek parduosi. Tačiau tikrasis verslo sėkmės raktas slypi smulkmenose, konkrečiai – išlaidų valdyme. Daugelis naujokų tiesiog neturi aiškaus supratimo, kiek iš tikrųjų kainuoja jų verslas.

Pavyzdžiui, atidarai internetinę parduotuvę. Apskaičiuoji produkto kainą, pristatymo išlaidas, gal dar reklamos biudžetą. Bet ar pagalvojai apie mokesčių konsultanto paslaugas? Apie buhalterinę programą? Apie pakavimo medžiagas? Apie grąžinimų tvarkymą? Apie banko komisinių mokesčius už mokėjimų priėmimą? Šios smulkmenos greitai susideda į gana rimtas sumas.

Praktiškas patarimas: pirmuosius 2-3 mėnesius labai kruopščiai užsirašinėk absoliučiai visas išlaidas. Naudok bet kokią programėlę ar net paprastą Excel lentelę. Svarbu matyti pilną vaizdą. Po kelių mėnesių pastebėsi tendencijas ir galėsi tiksliau planuoti.

Dar viena problema – pamiršti apie netaisyklingas išlaidas. Gal kartą per metus reikia atnaujinti licencijas? Gal kas ketvirtį reikia pirkti tam tikrų medžiagų? Šios išlaidos, jei jų neplanuoji, gali išmušti iš vėžių visą mėnesio biudžetą. Susikurk kalendorių su visomis numatomis išlaidomis ir jų terminais.

Klaida nr. 4: Per optimistiškas pajamų prognozavimas

Kiekvienas naujas verslininkas yra optimistas – kitaip tikriausiai net nebūtų pradėjęs verslo. Tačiau per didelis optimizmas finansiniuose planuose gali būti pavojingas. Dažnai matau verslo planus, kuriuose pirmojo mėnesio pardavimai yra įspūdingi, antrojo – dar didesni, o po pusės metų verslas jau „savaime auga”.

Realybė paprastai atrodo kitaip. Pirmieji mėnesiai dažnai būna lėti. Klientų reikia ieškoti, produktą ar paslaugą reikia tobulinti pagal rinką, reikia laiko, kol žmonės pradeda tavimi pasitikėti. Net jei turi puikų marketingo planą, rezultatai neatsiranda per naktį.

Kai planuoji pajamas, geriau būk pesimistas. Jei manai, kad per mėnesį parduosi 100 vienetų, planuok 50. Jei tikies 10 naujų klientų, skaičiuok su 5. Taip, galbūt tikrovė bus geresnė už tavo planus – ir tai bus malonus siurprizas. Bet jei planuosi per optimistiškai ir realybė neatitiks lūkesčių, gali greitai susidurti su pinigų trūkumu.

Ypač atsargiai planuok pajamas, jei dirbi su ilgais pardavimo ciklais arba su verslo klientais. B2B sektoriuje sprendimai dažnai užtrunka mėnesius. Gali turėti puikų susitikimą su potencialiu klientu, bet nuo susitikimo iki sutarties pasirašymo gali praeiti 3-6 mėnesiai. Šį laiką reikia kažkaip pragyventi.

Klaida nr. 5: Kainų nustatymas be pelno maržos skaičiavimo

Viena iš didžiausių klaidų, kurią mačiau tarp pradedančiųjų – nustatyti kainas tiesiog žiūrint, ką daro konkurentai, arba „pagal jausmą”. Verslininkas pamato, kad panašus produktas kainuoja 50 eurų, tai ir jis nustato 45 eurus, tikėdamasis būti konkurencingesnis.

Problema ta, kad galbūt tam konkurentui produktas kainuoja 10 eurų pagaminti, o tau – 35 eurus. Arba jis turi 1000 klientų per mėnesį, o tu – 20. Kai pardavinėji be tikro pelno maržos supratimo, gali dirbti labai sunkiai ir vis tiek prarasti pinigus.

Prieš nustatydamas kainą, turi labai tiksliai žinoti savo savikainą. Tai ne tik tiesioginis produkto ar paslaugos kūrimo kaštis, bet ir visos kitos išlaidos, padalintos iš planuojamo pardavimų kiekio. Pavyzdžiui, jei tavo mėnesinės fiksuotos išlaidos yra 1000 eurų, o planuoji parduoti 50 vienetų, tai prie kiekvieno vieneto savikainos turi pridėti dar 20 eurų.

Rekomenduojama pelno marža priklauso nuo verslo tipo, bet paprastai turėtum siekti bent 30-50 procentų maržos. Tai nereiškia, kad tiek uždirbi – iš šios maržos dar reikia mokėti mokesčius, investuoti į verslo augimą, formuoti rezervus. Jei tavo marža yra 10-15 procentų, dirbi ant ribos ir bet kokia nenumatyta situacija gali reikšti nuostolius.

Dar vienas dalykas – nebijok koreguoti kainų. Jei po kelių mėnesių matai, kad su dabartinėmis kainomis negali gyventi, padidink jas. Taip, gali prarasti kelis klientus, bet geriau turėti mažiau klientų su sveika marža nei daug klientų ir dirbti sau į nuostolius.

Klaida nr. 6: Ignoravimas mokesčių ir teisinių įsipareigojimų

Mokesčiai – ne pati maloniausiai tema, bet ignoruoti jų tikrai negalima. Daugelis pradedančiųjų verslininkų galvoja apie mokesčius tik tada, kai ateina laikas juos mokėti, ir tada būna nemalonus šokas. „Kaip tai, turiu sumokėti 30 procentų nuo pelno? Bet aš tuos pinigus jau išleidau!”

Problema ta, kad mokesčiai nėra pasirinkimas – tai įsipareigojimas. Ir jei jų laiku nemoki, baudos ir delspinigiai gali tapti tikra našta. Be to, mokesčių vengimas gali sukelti daug didesnių problemų nei tiesiog finansiniai nuostoliai.

Praktiškas patarimas: nuo pat pradžių, kai gauni bet kokias pajamas, automatiškai atidėk apie 30-40 procentų į atskirą sąskaitą mokesčiams. Taip, tai skaudu matyti tuos pinigus ir negalėti jų naudoti, bet kai ateis laikas mokėti mokesčius, būsi pasiruošęs. Šie pinigai nėra tavo – tai valstybės pinigai, kuriuos tik laikinai laikai.

Jei nesiorientuoji mokesčių sistemoje (o dauguma naujų verslininkų nesiorientuoja), investuok į gerą buhalterį ar mokesčių konsultantą. Taip, tai išlaidos, bet jos atsipirks. Profesionalas ne tik padės teisingai apskaičiuoti ir sumokėti mokesčius, bet ir parodys legalius būdus juos optimizuoti. Be to, išvengsi klaidų, kurios gali kainuoti daug brangiau nei konsultanto paslaugos.

Taip pat nepamirški apie kitus teisinius įsipareigojimus – licencijas, leidimus, draudimus. Priklausomai nuo verslo tipo, gali būti būtina turėti tam tikrus dokumentus. Jų neturėjimas gali reikšti ne tik baudas, bet ir verslo veiklos sustabdymą.

Klaida nr. 7: Investavimas į ne tai, kas svarbu

Pradedant verslą, viskas atrodo svarbu ir būtina. Reikia gražios svetainės, profesionalaus logo, šaunios biuro erdvės, naujausios įrangos. Ir taip, visa tai gražu ir malonu turėti. Bet ar tai tikrai būtina pirmaisiais veiklos metais?

Daugelis naujų verslininkų išleidžia neproporcingai daug pinigų dalykams, kurie nesukuria tiesioginio pelno. Pavyzdžiui, investuoja 3000 eurų į super profesionalią svetainę, nors jų verslas dar neturi nė vieno kliento. Arba nuomojasi brangų biurą centre, nors 90 procentų darbo galima atlikti nuotoliniu būdu.

Pirmaisiais metais turėtum investuoti tik į tai, kas tiesiogiai padeda uždirbti pinigus arba yra absoliučiai būtina veiklai vykdyti. Viskas kita gali palaukti. Geriau pradėti su paprasta, bet funkcionalia svetaine ir vėliau ją tobulinti, nei iškart išleisti visą biudžetą dizainui.

Dar viena dažna klaida – pirkti įrangą ar medžiagas dideliais kiekiais, nes „taip pigiau”. Taip, vieneto kaina gali būti mažesnė, bet jei pirki 1000 vienetų, o per mėnesį panaudoji tik 50, tavo pinigai tiesiog guli sandėlyje. O tuo metu galbūt tau reikia pinigų reklamai ar kitiems svarbiems dalykams.

Visada klausk savęs: ar ši investicija padės man uždirbti daugiau pinigų artimiausiu metu? Jei atsakymas neaiškus, greičiausiai tai gali palaukti. Verslas – ne apie tai, kaip gražiai atrodai, o apie tai, ar gali sukurti vertę klientams ir už tai gauti pinigų.

Kai skaičiai tampa tavo draugais, o ne priešais

Finansų valdymas gali atrodyti bauginantis, ypač jei nesi iš finansų srities. Tačiau tai ne raketų mokslas – tai tiesiog disciplina ir dėmesys detalėms. Dauguma čia aptartų klaidų kyla ne iš nesupratimo, o iš nerūpestingumo ar per didelio optimizmo.

Gera žinia ta, kad finansiniai įgūdžiai tobulėja su praktika. Po kelių mėnesių pastebėsi, kad pradedi geriau suprasti pinigų srautus, geriau planuoti, greičiau pastebėti potencialias problemas. Svarbu pradėti nuo teisingų įpročių – atskirti asmeninius ir verslo pinigus, kruopščiai skaičiuoti išlaidas, realistiškai planuoti pajamas, turėti rezervą.

Nepamirški, kad kiekvienas sėkmingas verslininkas kadaise buvo pradedantysis ir tikriausiai padarė bent kelias iš šių klaidų. Skirtumas tarp tų, kurie išlieka, ir tų, kurie žlunga, dažnai yra ne tai, kad pirmieji nedaro klaidų, o tai, kad jie iš jų mokosi ir greitai koreguoja kursą.

Tavo verslo finansai – tai ne tik skaičiai Excel lentelėje. Tai tavo verslo sveikata, tavo galimybė augti, tavo ramybė. Kai tinkamai tvarkai finansus, gali sutelkti dėmesį į tai, kas tau tikrai svarbu – kurti vertę klientams, tobulinti produktą, auginti verslą. O kai finansai chaotiški, dauguma energijos eina tiesiog į išgyvenimą ir streso valdymą. Pasirink, kuriame versle nori būti.