Kodėl krizių metas reikalauja kitokio požiūrio į finansus

Verslo finansų valdymas normaliomis sąlygomis ir krizių metu – tai du visiškai skirtingi dalykai. Kai viskas klostosi sklandžiai, galima sau leisti tam tikrą lankstumą, eksperimentuoti, investuoti į naujoves. Bet kai ateina krizė – nesvarbu, ar tai būtų ekonomikos nuosmukis, pandemija ar jūsų konkrečios pramonės šakos problemos – finansų valdymas tampa ne tiesiog svarbia užduotimi, o tikru išlikimo klausimu.

Daugelis verslininkų daro vieną ir tą pačią klaidą: jie bando taikyti įprastus finansų valdymo principus krizinėmis aplinkybėmis. Tai tarsi bandymas vairuoti vasarinėmis padangomis per pūgą – teoriškai įmanoma, bet labai pavojinga. Krizių metas reikalauja ne tik greičiau reaguoti, bet ir visiškai permąstyti savo požiūrį į pinigų srautus, investicijas ir finansinį planavimą.

Pirmiausia reikia suprasti, kad krizė nėra momentinis įvykis – tai procesas, turintis savo etapus. Yra pradinis šokas, kai viskas atrodo chaotiška. Paskui ateina prisitaikymo fazė, kai reikia greitai keisti strategiją. Galiausiai – atsigavimo periodas, kai svarbu nepradaryti naujų klaidų bandant grįžti į normalų ritmą. Kiekviename etape finansų valdymo prioritetai skiriasi.

Pinigų srautų stebėjimas: daugiau nei skaičių žiūrėjimas

Jei normaliomis sąlygomis galite patikrinti savo pinigų srautus kartą per savaitę ar net rečiau, krizių metu tai turėtų tapti kasdiene rutina. Bet čia ne tik apie dažnesnį žiūrėjimą į skaičius – reikia mokėti juos interpretuoti kitaip.

Praktiškai tai reiškia, kad turite žinoti ne tik kiek pinigų šiandien turite sąskaitoje, bet ir kiek tiksliai turėsite po savaitės, po dviejų, po mėnesio. Tai nereiškia, kad reikia būti aiškiaregiu – reikia turėti sistemą, kuri leidžia prognozuoti. Paprasčiausias būdas: sukurkite lentelę, kurioje viename stulpelyje bus visos laukiamos įplaukos su konkrečiomis datomis, kitame – visos išlaidos su jų mokėjimo terminais.

Daugelis verslininkų sutelkia dėmesį į pelną, bet krizių metu svarbiausia yra likvidumas. Galite turėti puikų pelną popieriuje, bet jei pinigai neateina laiku, o mokėti reikia dabar – verslas gali žlugti net būdamas pelningas. Todėl stebėkite ne tik bendrus skaičius, bet ir konkrečius terminus.

Vienas praktinis patarimas: susikurkite tai, ką galėtume pavadinti „kritinių dienų kalendoriumi”. Pažymėkite visas datas, kai tikitės didelių išlaidų – atlyginimų mokėjimas, nuomos mokestis, mokesčiai valstybei, tiekėjų sąskaitos. Prie kiekvienos datos užsirašykite, iš kur tikitės gauti pinigų šioms išlaidoms padengti. Jei matote, kad tam tikrą dieną pinigų gali pritrūkti – turite laiko imtis veiksmų iš anksto.

Kaip priimti sprendimus apie išlaidų mažinimą nesugriovus verslo

Kai prasideda krizė, pirmasis instinktas dažnai būna pradėti pjauti išlaidas kairėn ir dešinėn. Tai suprantama reakcija, bet ne visada protinga. Yra išlaidų, kurias mažinti būtina, ir yra tokių, kurių mažinimas gali pakenkti daugiau nei padėti.

Pradėkite nuo to, kad išskirsite tris išlaidų kategorijas. Pirmoji – absoliučiai būtinos išlaidos, be kurių verslas negali funkcionuoti. Antroji – svarbios, bet ne kritinės išlaidos, kurias galima laikinai sumažinti. Trečioji – išlaidos, kurias galima visiškai sustabdyti be rimtų pasekmių verslui.

Į pirmąją kategoriją paprastai patenka tokie dalykai kaip pagrindinės žaliavos, būtiniausių darbuotojų atlyginimai, nuoma (jei negalite greitai persikelti), privalomi mokesčiai. Čia taupyti galima tik ieškant alternatyvių tiekėjų ar derybų keliu, bet ne visiškai atsisakant šių išlaidų.

Antroji kategorija – čia dažnai būna rinkodara, kai kurie personalo nariai, biuro patogumų išlaidos, technologiniai sprendimai. Pavyzdžiui, jei mokate už brangią CRM sistemą, galbūt laikinai galite pereiti prie pigesnės alternatyvos. Jei turite kelis rinkodaros kanalus, galbūt verta sutelkti dėmesį tik į efektyviausius.

Trečioji kategorija – tai dažniausiai reprezentacinės išlaidos, nebūtini prenumeratos mokesčiai, kelionės, konferencijos, biuro dekoravimas ir panašūs dalykai. Krizės metu šias išlaidas galima drąsiai sustabdyti.

Bet štai kas svarbu: neskubėkite atleisti darbuotojų, kol neišnagrinėjote visų kitų galimybių. Darbuotojų atleidimas gali atrodyti kaip greitas būdas sumažinti išlaidas, bet vėliau, kai situacija pagerės, naujo personalo paieška ir apmokymas kainuos daug daugiau. Geriau ieškokite alternatyvų – galbūt laikinas darbo laiko ar atlyginimų mažinimas, galbūt kai kurie darbuotojai sutiktų laikinai pereiti į projektinį darbą.

Derybos su tiekėjais ir kreditoriais: ką tikrai galima pasiekti

Daugelis verslininkų vengia kalbėtis su tiekėjais ar kreditoriais apie mokėjimo sąlygų keitimą, nes bijo atrodyti silpni ar nepatikimi. Tai klaida. Krizių metu visi supranta, kad situacija yra neįprasta, ir dauguma partnerių bus linkę ieškoti kompromisų.

Pirmiausia – niekada nelaukite, kol praleissite mokėjimo terminą. Jei matote, kad gali kilti problemų, kreipkitės iš anksto. Tai rodo, kad esate atsakingas verslininkas, kuris valdo situaciją, o ne bando nuo jos bėgti. Tokiu atveju kita pusė bus daug labiau linkusi padėti.

Derybose su tiekėjais galite prašyti kelių dalykų. Mokėjimo termino pratęsimo – pavyzdžiui, vietoj 14 dienų prašyti 30 ar net 60. Mokėjimo išskaidymo į dalis – jei turite didelę sąskaitą, galbūt galėsite ją sumokėti per kelis mėnesius. Kainų persiderėjimo – krizių metu daugelis tiekėjų verčiau sutiks sumažinti kainą, nei visiškai neteks kliento.

Su bankais ir kitais kreditoriais situacija panaši. Dauguma finansų įstaigų turi specialias programas krizių atvejams – paskolų mokėjimo atidėjimą, palūkanų mažinimą, refinansavimą. Bet jos to nepasiūlys pačios – turite kreiptis patys. Pasiruošite šiam pokalbiui: turėkite aiškų planą, kaip ir kada planuojate grįžti prie normalaus mokėjimo grafiko.

Vienas svarbus niuansas: kai derėjatės dėl lengvatų, visada siūlykite kažką mainais. Pavyzdžiui, jei prašote pratęsti mokėjimo terminą, galbūt galite pasiūlyti ilgalaikį bendradarbiavimo įsipareigojimą, kai situacija pagerės. Arba jei prašote kainos nuolaidos, galbūt galite pasiūlyti mokėti iš karto, o ne kreditu. Tai padaro derybas dvipusėmis, o ne vienašališku prašymu pagalbos.

Pajamų šaltinių diversifikavimas ir optimizavimas

Krizė dažnai atskleidžia vieną nemalonią tiesą: jūsų verslas per daug priklauso nuo vieno ar kelių pajamų šaltinių. Galbūt turite vieną ar du didelius klientus, kurie duoda didžiąją dalį apyvartos. Galbūt parduodate vieną ar du pagrindinius produktus. Kai šie šaltiniai susvyruoja, visas verslas atsiduria pavojuje.

Krizių metas, nors ir atrodo paradoksalu, yra gera proga pradėti diversifikuoti. Taip, išteklių mažiau, bet ir motyvacija didesnė. Pradėkite nuo to, ką jau turite. Kokius papildomus produktus ar paslaugas galėtumėte pasiūlyti esamiems klientams su minimaliomis investicijomis? Kokias naujas klientų grupes galėtumėte pasiekti su tuo, ką jau dabar darote?

Pavyzdžiui, jei esate konsultantas, dirbantis su didelėmis įmonėmis, galbūt galėtumėte sukurti supaprastintą paslaugų paketą mažoms įmonėms. Jei parduodate produktus fizinėse parduotuvėse, galbūt laikas rimtai imtis internetinės prekybos. Jei dirbate tik su viena pramonės šaka, galbūt jūsų sprendimai tiktų ir kitoms.

Bet diversifikavimas nereiškia, kad reikia griebtis visko iš karto. Tai turi būti apgalvotas procesas. Kiekviena nauja kryptis reikalauja laiko ir išteklių, todėl geriau pasirinkti vieną ar dvi perspektyviausias ir į jas sutelkti dėmesį.

Taip pat peržiūrėkite esamus pajamų šaltinius. Galbūt kai kurie produktai ar paslaugos yra nuostolingi arba vos atsiperkantys? Krizių metu geriau sutelkti išteklius į tai, kas tikrai veikia gerai, nei bandyti išlaikyti viską. Tai nereiškia, kad reikia visiškai atsisakyti mažiau pelningų krypčių, bet galbūt verta laikinai sumažinti joms skiriamą dėmesį.

Finansinis planavimas ir prognozavimas nestabiliu laikotarpiu

Tradicinis metinis finansinis planavimas krizės metu tampa beveik beverčiu. Kai situacija keičiasi kas savaitę, planai, sudaryti pusmečiui į priekį, tampa labiau fantazija nei vadovu veiksmams. Bet tai nereiškia, kad planavimas tampa nereikalingas – tiesiog jis turi būti kitoks.

Krizių metu pereikite prie trumpesnių planavimo ciklų. Vietoj metinio plano sudarykite ketvirtinį, o dar geriau – mėnesinį. Vietoj vieno plano sudarykite kelis scenarijus: optimistinį, realistinį ir pesimistinį. Tai padės būti pasirengusiam įvairiems variantams ir greičiau reaguoti į pokyčius.

Kiekviename scenarijuje numatykite konkrečius veiksmus. Pavyzdžiui, pesimistiniame scenarijuje: „Jei pajamos sumažės 30%, pirmas žingsnis bus X, antras – Y, trečias – Z”. Tai leidžia priimti sprendimus greitai, nes jau iš anksto žinote, ką darysite tam tikroje situacijoje.

Svarbu ir tai, kad planavimas nebūtų vien skaičių žongliavimu. Įtraukite į procesą savo komandą – jei ją turite. Pardavimų skyrius geriausiai žino, kaip keičiasi klientų poreikiai. Gamybos ar paslaugų teikimo darbuotojai mato, kur galima sutaupyti. Finansininkas ar buhalteris mato bendrus skaičius. Tik sujungus visų įžvalgas gaunamas realus vaizdas.

Dar vienas praktinis patarimas: sukurkite sau finansinių rodiklių suvestinę, kurią tikrintumėte kasdien ar bent kas kelias dienas. Tai turėtų būti ne sudėtinga ataskaita, o paprastas dokumentas su 5-10 svarbiausių skaičių: likutis sąskaitoje, laukiamos įplaukos per savaitę, būsimos išlaidos per savaitę, gautinos sumos (kas ir kiek jums skolingas), mokėtinos sumos (kam ir kiek jūs skolingi). Tai padeda greitai suprasti situaciją ir pastebėti problemas anksčiau.

Rezervų kūrimas ir valdymas: kiek tikrai reikia

Vienas dažniausių klausimų, kuriuos užduoda verslininkai: kiek pinigų turėčiau turėti rezerve? Atsakymas priklauso nuo daugelio veiksnių, bet krizių metu ši tema tampa ypač aktuali.

Klasikinis patarimas – turėti rezervą, kuris padengtų 3-6 mėnesių veiklos išlaidas. Bet realybėje tai priklauso nuo jūsų verslo specifikos. Jei turite stabilius, nuspėjamus pinigų srautus, galbūt užteks mažesnio rezervo. Jei jūsų verslas sezoninis ar labai priklausomas nuo ekonominės situacijos, geriau turėti didesnį.

Krizės metu, jei neturite rezervo, jo sukūrimas turėtų tapti vienu iš pagrindinių prioritetų. Taip, tai sunku, kai pajamos ir taip mažesnės, bet būtent todėl tai svarbu. Pradėkite nuo mažų sumų – net jei galite atidėti tik 5-10% pajamų, tai geriau nei nieko.

Svarbu suprasti, kad rezervas nėra investicija – tai draudimas. Todėl šie pinigai turi būti lengvai prieinami ir saugioje vietoje. Ne akcijose, ne nekilnojamajame turte, ne net terminuotame indėlyje su ilgu terminu. Paprastoje taupomojoje sąskaitoje ar tokioje, iš kurios galite greitai išsiimti pinigus be baudų.

Kai kurie verslininkai daro klaidą, naudodami rezervą bet kokiai netikėtai išlaidai. Rezervas turėtų būti naudojamas tik tikroms krizėms – kai pajamos staiga krenta, kai atsiranda nenumatytų būtinų išlaidų, kai reikia laiko persiorientuoti. Ne naujai įrangai, ne rinkodaros kampanijai, ne verslo plėtrai. Tam turėtų būti atskiras biudžetas.

Kai audra praeina: kaip nesugrįžti į senas klaidas

Krizė anksčiau ar vėliau baigiasi, ir tai gera žinia. Bloga žinia ta, kad daugelis verslininkų, vos tik situacija pagerėja, grįžta prie tų pačių įpročių, kurie galbūt ir privedė prie problemų. Arba, priešingai, lieka per daug atsargūs ir praleidžia augimo galimybes.

Kai situacija stabilizuojasi, nepamirškite pamokų, kurių išmokote sunkiu metu. Jei krizės metu pradėjote atidžiau stebėti pinigų srautus – tęskite tai daryti. Jei išmokote derėtis su tiekėjais – kodėl nepraktikuoti to ir toliau? Jei diversifikavote pajamų šaltinius – nesugrįžkite prie priklausomybės nuo vieno ar dviejų.

Tuo pačiu metu, kai verslas vėl pradeda augti, nebijokite investuoti. Krizė išmoko atsargumo, bet pernelyg didelis atsargumas gali būti toks pat žalingas kaip ir neapdairumas. Tiesiog dabar jūsų investicijos turėtų būti labiau apgalvotos, pagrįstos analize, o ne vien entuziazmu.

Vienas geras būdas išlaikyti balansą – reguliariai peržiūrėti ir atnaujinti savo krizių planą. Taip, net kai viskas gerai, turėkite planą, ką darysite, jei situacija vėl pablogės. Tai nelemia, kad esate pesimistas – tai reiškia, kad esate pasiruošęs. Ir kitą kartą, kai ateis sunkumai (o jie ateis, nes tai verslo ciklo dalis), jūs būsite daug geriau pasirengęs nei šį kartą.

Finansų valdymas krizių metu nėra mokslas su vienareikšmiais atsakymais. Kiekvienas verslas unikalus, kiekviena krizė skirtinga. Bet pagrindiniai principai lieka tie patys: stebėti pinigų srautus atidžiai, priimti sprendimus greitai bet apgalvotai, bendrauti su partneriais atvirai, planuoti keliems scenarijams, kurti rezervus gerais laikais. Jei laikysitės šių principų, jūsų verslas turės daug didesnes šansas ne tik išgyventi sunkius laikus, bet ir iš jų išeiti stipresnis.