Kai pinigai ima trūkti: pirmieji žingsniai

Krizė – tai tas momentas, kai staiga suvoki, kad įprasti finansų valdymo būdai nebepasiteisina. Gal klientai pradėjo vėluoti su mokėjimais, gal tiekėjai pakėlė kainas, o gal tiesiog rinka pasuko netikėta linkme. Pradedantys verslininkai tokiomis akimirkomis dažnai jaučiasi tarsi laive be kompaso – nežino, į kurią pusę grįžti vairą.

Pirmiausia reikia suprasti vieną paprastą tiesą: finansų valdymas krizių metu nėra apie sudėtingas formules ar brangius konsultantus. Tai apie greitą reakciją, aiškų mąstymą ir drąsą priimti nepatogius sprendimus. Daugelis verslininkų klysta bandydami išlaikyti status quo, kai aplinkui viskas griūva. Būtent čia ir prasideda tikrasis finansinis valdymas.

Pirmas praktinis žingsnis – sustabdyk visas neskubias išlaidas. Ne sumažink, o būtent sustabdyk. Tas naujas biuro baldas gali palaukti. Reklamos kampanija, kuri neduoda tiesioginių rezultatų – taip pat. Dabar reikia žiūrėti tik į tai, kas tiesiogiai generuoja pajamas arba yra absoliučiai būtina verslo veiklai. Skamba žiauriai? Galbūt. Bet tai veikia.

Pinigų srautų anatomija: kas iš tikrųjų vyksta su tavo pinigais

Dauguma pradedančiųjų verslininkų mano, kad pelnas lygus pinigams sąskaitoje. Tai viena didžiausių iliuzijų versle. Gali turėti puikų pelną popieriuje ir tuo pačiu metu negalėti sumokėti už elektrą. Kaip tai įmanoma? Labai paprasta – pinigų srautai ir pelnas yra du skirtingi dalykai.

Įsivaizduok situaciją: pardavei prekių už 10 000 eurų, bet klientas mokės tik po 60 dienų. Tavo buhalterijoje tai jau pelnas, bet realybėje pinigų neturi. O tuo tarpu tiekėjui reikia mokėti dabar, darbuotojams – taip pat dabar, nuomai – irgi dabar. Štai tau ir krizė, nors formaliai verslui sekasi neblogai.

Todėl pirmasis įrankis, kurį turi įsisavinti – tai pinigų srautų prognozė. Ne biudžetas, ne pelno ir nuostolių ataskaita, o būtent cash flow prognozė. Turi žinoti, kada tiksliai į tavo sąskaitą ateis pinigai ir kada tiksliai turėsi juos sumokėti. Tai galima daryti net paprasta Excel lentele – nieko sudėtingo. Tiesiog išsirašyk visas laukiamas įplaukas ir išlaidas pagal datas. Pamatysi, ar po dviejų savaičių turėsi pakankamai pinigų, ar ne.

Praktinis patarimas: peržiūrėk savo pinigų srautus kas savaitę. Taip, kas savaitę, ne kas mėnesį. Krizės metu situacija keičiasi greitai, ir tai, kas buvo aktualu praėjusį pirmadienį, šią savaitę gali būti visiškai kitaip.

Derybos su kreditoriais: ką daryti, kai negali mokėti

Dabar apie tai, apie ką niekas nemėgsta kalbėti – ką daryti, kai pinigų tiesiog neužtenka sumokėti sąskaitas. Daugelis verslininkų šioje vietoje daro kritinę klaidą: slepiasi, neatsiliepia į skambučius, tikisi, kad problema išsispręs savaime. Spoileris: neišsispręs.

Tiekėjai, bankai, nuomotojai – visi jie yra verslo žmonės ir supranta, kad kartais būna sunku. Bet jie nekenčia netikrumo. Jei neatsiliepi į skambučius, jie automatiškai mano blogiausią variantą ir ima imtis griežtų priemonių. O jei paskambini pats, paaiškini situaciją ir pasiūlai sprendimą – dažniausiai sutiks tartis.

Štai kaip tai daryti teisingai: paskambink pirmas, kol dar nepradėjo skambinti tau. Pasakyk tiesiai – šiuo metu yra sunkumų, bet turi planą, kaip viską sutvarkyti. Pasiūlyk konkrečią mokėjimo grafiką: gal sumokėsi dalimis, gal šiek tiek vėliau, bet būtinai konkrečiai. Žmonės gerbia atvirumą ir konkrečius planus.

Vienas mano pažįstamas verslininkas pandemijos metu turėjo problemų su nuoma. Vietoj to, kad slėptųsi, jis susisiekė su nuomotoju ir pasiūlė: sumokės 50% nuomos tris mėnesius, o vėliau kompensuos skirtumą per pusmetį. Nuomotojas sutiko, nes suprato, kad tuščias patalpos kainuotų jam dar brangiau. Tai veikia, bet tik jei kalbi atvirai.

Kur kirpti išlaidas, kad nepakenktum verslui

Išlaidų mažinimas – tai ne tiesiog visur kirpimas su didelėmis žirklėmis. Tai chirurginė operacija, kur reikia žinoti, ką galima pašalinti, o kas yra gyvybiškai svarbu.

Pirmiausia išskirk išlaidas į tris kategorijas: būtinos, svarbios ir geros turėti. Būtinos – be jų verslas sustoja. Svarbios – be jų verslas kenčia, bet nesubyrėja. Geros turėti – tai, kas daro gyvenimą malonesnį, bet nėra kritiškai svarbu.

Krizės metu kirpk iš trečios kategorijos viską ir iš antros – daugumą. Pirmosios nelieski, nebent situacija tikrai katastrofiška. Skamba paprasta, bet praktikoje žmonės dažnai painioja, kas yra kas. Pavyzdžiui, daugelis mano, kad geras biuras yra būtinas. Tikrai ne. Jei gali dirbti iš namų ar persikelti į pigesnę vietą – daryk tai. Tai ne apie prestižą, tai apie išlikimą.

Dar vienas dažnas klaidingas įsitikinimas – negalima mažinti rinkodaros biudžeto. Iš tiesų galima ir reikia, tik protingai. Nutrauk visas kampanijas, kurių ROI (investicijų grąžos) negali aiškiai išmatuoti. Palik tik tas, kurios tiesiogiai atneša klientų ir pardavimų. Jei kažkokia reklama „kelia žinomumą”, bet nematai tiesioginių rezultatų – dabar ne laikas žinomumui kelti.

Kaip paspartinti pinigų įplaukas: praktinės taktikos

Išlaidų mažinimas – tai tik viena medalio pusė. Kita pusė – kaip greičiau gauti pinigus, kurie tau priklauso. Ir čia yra nemažai gudrybių, kurias pradedantys verslininkai dažnai praleidžia.

Pirma: peržiūrėk mokėjimo sąlygas su klientais. Jei dabar duodi 60 dienų apmokėjimo terminą, gal galima sumažinti iki 30? O gal pasiūlyti nuolaidą už mokėjimą iš karto? Pavyzdžiui, 2% nuolaida, jei sumoka per 7 dienas. Skamba kaip nuostolis? Ne, tai investicija į likvidumą. Geriau gauti 980 eurų dabar nei 1000 eurų po dviejų mėnesių, kai gali jų labai prireikti.

Antra: aktyviai valdyk gautinas sumas. Nelauk, kol klientas prisimins, kad turi tau mokėti. Išsiųsk priminimą likus penkioms dienoms iki termino, tada – termino dieną, po to – kitą dieną po termino. Būk mandagus, bet atkaklus. Daugelis verslininkų vengia „priekabiauti” klientams, bet tai ne priekabinėjimas – tai normalus verslo procesas.

Trečia: jei turi seną inventorių ar įrangą, kuri nenaudojama – parduok. Dabar. Net jei gausi tik pusę vertės. Pinigai sąskaitoje yra vertingesni nei dulkių renkanti įranga sandėlyje. Vienas pažįstamas restorano savininkas pandemijos metu pardavė pusę stalų ir kėdžių – vis tiek negalėjo priimti tiek svečių. Už tuos pinigus išgyveno dar du mėnesius.

Skaitmeniniai įrankiai, kurie realiai padeda

Dabar apie konkrečius įrankius, kurie gali palengvinti gyvenimą. Ir ne, nereikia pirkti brangių ERP sistemų ar samdyti IT specialisto. Yra daug paprastų ir dažnai nemokamų sprendimų.

Pinigų srautų valdymui puikiai tinka net Google Sheets su paprasta lentele. Bet jei nori kažko patogesnio, pažiūrėk į tokius įrankius kaip Wave (nemokamas) ar QuickBooks (pigus). Jie automatiškai susieja su tavo banko sąskaita ir parodo, kur išleidžiami pinigai. Matai viską viename ekrane – labai patogu.

Sąskaitų išrašymui ir priminimams – vėlgi, Wave arba lietuviški sprendimai kaip Finbee ar Mano Buhalterija. Galima nustatyti automatinius priminimus klientams – sutaupo daug laiko ir nervų. Nebereikia rankiniu būdu sekti, kas sumokėjo, o kas ne.

Išlaidų sekimui asmeniškai naudoju paprastą taisyklę: visos verslo išlaidos – tik per verslo sąskaitą, visos asmeninės – per asmeninę. Skamba akivaizdžiai, bet būtum nustebęs, kiek verslininkų tai maišo. O kai maišai, nežinai tikrosios situacijos.

Dar vienas naudingas įrankis – projekcijų skaičiuoklės. Google’e surask „cash flow projection template” ir rasi daugybę nemokamų šablonų. Pasirink paprasčiausią ir pritaikyk sau. Svarbu ne turėti tobulą įrankį, o naudoti bent kokį nors.

Psichologinė pusė: kaip neprarasti galvos

Apie tai mažai kas kalba, bet finansinė krizė versle – tai ne tik skaičių problema. Tai dar ir emocinis iššūkis. Pradedi blogai miegoti, nuolat galvoji apie pinigus, jauti kaltę prieš darbuotojus, šeimą, save patį.

Pirmiausia – suprask, kad tai normalu. Beveik visi verslininkai bent kartą per savo karjerą patiria finansinių sunkumų. Net tie, kurie dabar atrodo super sėkmingi. Skirtumas tarp tų, kurie išgyvena, ir tų, kurie ne, dažnai yra ne finansiniuose sprendimuose, o galvoje.

Praktinis patarimas: nustatyk sau „finansinio streso” valandas. Pavyzdžiui, kiekvieną dieną nuo 9 iki 11 ryto sprendžiu finansinius klausimus, žiūriu į skaičius, galvoju apie problemas. Po to – užtenka. Likusią dieną stengiuosi galvoti apie kitus dalykus. Jei leidžiu finansiniams rūpesčiams užvaldyti visą dieną, tampa nebeįmanoma normaliai dirbti ir priimti protingus sprendimus.

Dar vienas dalykas – kalbėk su kažkuo. Ne būtinai su psichologu (nors ir tai gali padėti), bet bent su kitu verslininku, kuris supranta, ką jauti. Verslininkų bendruomenės, networking’o grupės – tai ne tik apie kontaktus, bet ir apie emocinę paramą. Kai pasidalini problema, ji tampa mažesnė.

Kai audra praeina: ko išmokei ir kaip nepakartoti klaidų

Krizė anksčiau ar vėliau baigiasi. Gal ne taip greitai, kaip norėtųsi, bet baigiasi. Ir kai situacija stabilizuojasi, būtent tada daugelis verslininkų daro klaidą – grįžta prie senų įpročių. „Dabar jau viskas gerai, galiu atsipalaiduoti” – ir po metų vėl ta pati istorija.

Kas iš tikrųjų reikėtų padaryti: įtvirtink krizės metu išmoktus įgūdžius kaip nuolatinę praktiką. Ta savaitinė pinigų srautų peržiūra? Daryk ją ir toliau. Tas aktyvus gautinų sumų valdymas? Tegul tampa standartu. Tas atsargumas su išlaidomis? Neprivalai gyventi asketiškai, bet išlaikyk tą sąmoningumą.

Viena vertus, krizė išmoko tavęs būti lankstesniam ir greitesniam. Supratai, kad gali dirbti su mažesniu biudžetu, mažesne komanda, paprastesniais įrankiais. Tai nereiškia, kad taip turi būti visada, bet žinai, kad galima. Ir tas žinojimas duoda pasitikėjimo.

Kita vertus, krizė parodė, kur buvo silpnos vietos. Gal per daug priklausei nuo vieno kliento? Gal turėjai per mažai rezervų? Gal per lėtai reaguodavai į pokyčius? Dabar, kai galva šviesi, būtent laikas tai ištaisyti. Sudaryti finansinį rezervą (bent trijų mėnesių išlaidų), diversifikuoti pajamų šaltinius, sukurti aiškesnius procesus.

Ir paskutinis dalykas, kurį norėčiau pasakyti: nesigėdyk savo klaidų. Kiekvienas verslininkas jas daro. Svarbu ne tai, kad jų nedarytum, o tai, kad iš jų mokytumeis. Ta krizė, kurią išgyvenai ar tebeišgyveni, yra tavo verslo mokykla. Brangi mokykla, tiesa, bet efektyvi. Žinios, kurias įgavai, yra vertingesnės už bet kokius verslo kursus ar seminarus.

Finansų valdymas krizių metu – tai ne raketų mokslas. Tai paprasčiausiai drąsa žiūrėti į skaičius tiesiai į akis, greita reakcija ir noras mokytis. Jei turi šiuos tris dalykus, išgyveni. O jei dar ir pritaikysi bent dalį čia aprašytų patarimų – ne tik išgyveni, bet ir išeisi stipresnis. Ir kai ateis kita krizė (o ji ateis, nes verslas toks yra), būsi pasirengęs.